Création d'un horaire-maître
d'une école primaire
grâce à l'IA
FCC - 2 OCTOBRE 2025
Campus RÉCIT 2025
par Jean-Pierre Tremblay et Marc-André Girard
Conseillers au RÉCIT service national des gestionnaires scolaires
Organisation scolaire et IAG
Aujourd'hui !
HORAIRE-MAITRE D'UNE ÉCOLE PRIMAIRE
  • Deux requêtes à expérimenter selon le contexte de l'école et les différentes contraintes de cette dernière.
  • Découvrez comment cette méthode peut faire économiser un temps précieux aux gestionnaires dans leur gestion administrative.
PETIT BONUS 😎
  • Horaire des photos scolaires
IAG - Intelligence artificielle générative
AVANT DE DÉBUTER :
  • Fonctionnement probabiliste ;
  • Haut risque d'hallucination ! On ne prend pas tout pour du cash !
  • L'IA est votre ami ! Questionnez-la ;
  • Une pierre, deux coups ! Le temps passé à s'approprier l'IAG sera réinvesti dans des tâches futures (ex: horaire des photos).
Considérations éthiques et pratiques
Confidentialité des Données
Le système utilise des noms génériques pour les enseignants (ex: ÉDUC-1) afin de garantir la confidentialité des informations personnelles, conformément à la loi 29.
Impact Environnemental
Chaque requête formulée à l'IA a un impact environnemental. Il est recommandé d'optimiser vos demandes et de limiter les générations inutiles.
Conformité aux Directives
L'utilisation des IAG doit respecter les balises fournies par votre CSS et les principes du Guide d'utilisation pédagogique, éthique et légale de l'intelligence artificielle générative élaboré par le MÉQ.
Vérification Humaine
Bien que l'IA soit performante, il est essentiel de vérifier les résultats générés et d'apporter les correctifs nécessaires, car l'IA peut commettre des erreurs.
PREMIER MODÈLE
Requête avec Claude-IA
1
Contexte
  • Création d'un horaire-maître pour une école primaire au Québec - Insertion des périodes d'enseignement des spécialistes (musique, anglais, éducation physique)
  • Les noms sont fictifs et à remplacer par la suite.
2
Contraintes organisationnelles
  • Chaque période dure 54 minutes, il y en a 5 par jour
  • Plusieurs spécialistes peuvent enseigner en même temps, mais à des groupes différents
  • Plages horaires à combler : 8h30 à 9h24, 9h24 à 10h18, 10h42 à 11h36, 12h40 à 13h34, 13h58 à 14h52
3
Besoins par matière
Éducation physique : 1 à 3 périodes par semaine selon les groupes - Anglais : 1 à 2 périodes par semaine selon les groupes
4
Préférences des enseignants spécialistes
Stéphane (éducation physique) : 21 périodes, préfère ne pas enseigner aux groupes 001 à 201 - Annie (éducation physique) : 22 périodes, aimerait ne pas avoir de cours le jeudi à la dernière période - Rose (éducation physique) : prendra les groupes 001, 002 et 801
Voici l’enseignante d’anglais :
Kelly : Elle doit enseigner l’anglais aux groupes 101 à 704.
Voici les besoins de chaque groupe pour la musique ainsi que le nombre de périodes :
101 : 1 période par semaine
102 : 1 période par semaine
201 : 1 période par semaine
etc…
Voici les enseignants de musique :
Véronique : n’enseigne que du lundi au mercredi. Elle doit enseigner la musique aux groupes 101 à 602, ainsi que 703 et 704. Philippe : enseignera aux groupes 701 et 702. Coller les deux périodes d’enseignement pour qu’elles se succèdent.
Requête avec Claude-IA
Contraintes globales et incontournables
  • Tu dois distribuer l’ensemble des périodes.
  • Tu dois absolument respecter le nombre de périodes d’enseignement des spécialistes pour chaque groupe
  • Un même groupe ne peut être deux fois dans la même période Un groupe ne peut jamais être partagé par deux enseignants spécialistes
  • Le même enseignant spécialiste ne peut jamais enseigner simultanément à deux groupes distincts à la même période
  • Chaque groupe doit avoir au maximum une période avec un enseignant spécialisé par jour
  • Il peut y avoir un maximum de six enseignants spécialistes par période. Ne jamais mettre de cours pendant le diner !
Tâche attendue
  • Fais l’horaire pour chacune des journées et chacune des périodes de la semaine en respectant les contraintes indiquées.
  • Tu dois générer cet horaire dans un tableau 5 x 5.
  • L’en-tête horizontal représente les journées de la semaine, celui vertical représente les périodes.
  • Dans les cellules du tableau, ne pas indiquer de balises HTML; simplement y insérer un espace plutôt, pour que ce soit facilement lisible.
Résultat avec Claude-IA
Résultat avec Claude-IA

Google Docs

Prompt.docx

Requête à une IAG pour contribuer à la création d’un horaire maître au primaire Par M-A Girard et J-P Tremblay Directions d’école et conseillers au RÉCIT national des gestionnaires scolaires Consignes à la direction utilisatrice : Lire la requête; Remplacer les passages clés par les informati...

DEUXIÈME MODÈLE
Démarche de d’opérationnalisation
1- Fichier Excel à remplir au-préalable
2 - Requête à l'IAG se référant à au fichier Excel
Comprendre le concept des Jetons
Définition d'un Jeton
Représente une période de spécialiste à attribuer dans l'horaire scolaire
Composition
Chaque jeton contient une lettre (spécialité) et un chiffre (groupe d'élèves)
Distribution
Les jetons sont placés dans une grille 5x5 (selon la grille horaire de l'école) représentant les jours et périodes
Cette méthode innovante permet de visualiser clairement la répartition des spécialistes, d'assurer une couverture équilibrée des périodes et d'automatiser un processus traditionnellement complexe à gérer manuellement. L'utilisation des jetons facilite également la vérification des contraintes et l'optimisation de l'emploi du temps.
Processus de génération de l'horaire
Tâche 1: Création des Jetons
L'IA génère tous les jetons nécessaires à partir des données fournies dans la feuille "ENTRÉE", en respectant les quantités spécifiées pour chaque groupe. Elle crée également des feuilles récapitulatives pour visualiser le nombre total de jetons par lettre et par chiffre.
Tâche 2: Répartition dans la Grille
L'IA distribue intelligemment les jetons dans une grille 5x5 (jours x périodes) en respectant toutes les contraintes définies. Elle utilise des algorithmes sophistiqués comme le backtracking pour trouver la solution optimale.
Tâche 3: Mise à Jour de la Grille
Les lettres des jetons sont remplacées par les noms des professeurs correspondants, et les nombres sont mis entre parenthèses pour une meilleure lisibilité.
Tâche 4: Génération des Fichiers Finaux
L'IA produit les documents finaux: un fichier Excel complet avec la grille principale et des feuilles par professeur et par groupe, ainsi qu'un document Word formaté avec une table des matières.
Résultats et livrables
À l'issue du processus, vous obtiendrez plusieurs documents prêts à l'emploi: un fichier Excel complet contenant la grille horaire principale ainsi que des onglets dédiés à chaque professeur et à chaque groupe. Vous recevrez également un document Word en format paysage, comprenant une page de présentation avec le nom de votre école, une table des matières cliquable, la grille complète et des pages individuelles pour chaque professeur et groupe.
Ces documents sont immédiatement utilisables et peuvent être facilement personnalisés selon vos besoins spécifiques.
IA AU SERVICE DE SA COMPRÉHENSION
Conseils pour le gestionnaire - élaboré par l'IA.
🎯Comment un directeur d'école peut utiliser l'IA pour créer les horaires des spécialistes.
Voici quelques conseils pratiques pour vous soutenir.
  1. Préparer des données exactes et complètes
    • Vérifier chaque entrée dans la feuille "ENTRÉE" (spécialiste, groupe(s), quantité).
    • S'assurer que toutes les colonnes nécessaires sont visibles.
    • Respecter le format: LETTRE | GROUPES (ex. 301,302) | QUANTITÉ.
  1. Intégrer les vraies exigences pédagogiques
    • Bien définir les contraintes dans les feuilles "CONTRAINTES", "GROUPES SYNCHRONISÉS", "CONTRAINTES CELLULES".
    • Préciser les jours où certaines activités sont interdites, les groupes qui doivent être synchronisés, le nombre maximum de périodes, etc.
  1. Commencer simple, puis ajouter de la complexité
    • D'abord, générer un horaire avec peu de contraintes.
    • Ensuite, ajouter les restrictions une par une.
  1. Assurer une répartition équilibrée
    • Veiller à ce que les périodes soient réparties sur les cinq jours de la semaine.
    • Éviter de concentrer trop d'activités le même jour (par exemple, tout le vendredi).
  1. Vérifier attentivement les rapports
    • Confirmer que le nombre total de jetons créés est correct.
    • Examiner les tableaux indiquant les jetons placés et restants, ainsi que les périodes par groupe.
  1. Distribuer les horaires individuellement
    • Utiliser les feuilles Excel spécifiques pour chaque professeur et chaque groupe.
    • Exporter ou imprimer le document Word en format paysage pour une meilleure lecture.
  1. Prévoir un retour d'expérience
    • Recueillir les commentaires après la première semaine d'utilisation de l'horaire.
    • Apporter les ajustements nécessaires et générer une version corrigée si besoin.
  1. Conserver les informations pour l'avenir
    • Archiver le fichier source et la requête (prompt) utilisée pour la génération.
    • Nommer les fichiers avec l'année et la version pour un bon suivi.
IA AU SERVICE DE SA COMPRÉHENSION
GUIDE DES BONNES PRATIQUES
🎯 Ce guide offre aux directions d’école une méthodologie efficace pour interagir avec une IAG sur des projets complexes comme la génération d’un horaire-maître.
✅ Stratégies à mettre en œuvre
  1. Décomposer la tâche: Fractionner le projet en étapes claires et ordonnées (ex: générer, placer, nommer, exporter).
  1. Donner un contexte clair: Expliquer le rôle de l'IA et les règles du système (ex: « Tu es mon assistant pour créer un horaire conforme »).
  1. Employer un langage structurant: Utiliser listes, tableaux, numérotations pour clarifier (ex: lister les contraintes).
  1. Valider à chaque étape: Vérifier la conformité après chaque phase (ex: « As-tu bien respecté max 8 jetons par case ? »).
  1. Gérer les erreurs et ajustements: Identifier les obstacles et les décomposer pour tester des solutions (ex: relâcher temporairement une contrainte).
  1. Répéter les règles critiques: Rappeler à l’IAG les contraintes sensibles (ex: « E, D et U ne peuvent pas être ensemble »).
  1. Identifier les objectifs secondaires: Clarifier les résultats désirés (ex: « Je veux une grille propre, exporte en Word et Excel »).
🧠 Habiletés cognitives et métacognitives à développer
  1. Planification: Organiser les étapes du projet (ex: construire un prompt en 4 tâches).
  1. Précision conceptuelle: Employer les bons termes et distinguer les concepts (ex: ne pas confondre jeton, groupe, enseignant, case).
  1. Pensée algorithmique: Concevoir les actions comme une suite logique (ex: imaginer comment l’IA trie les jetons).
  1. Résolution de problème: Ajuster stratégiquement selon les contraintes (ex: tester de nouvelles colonnes).
  1. Autorégulation: Se questionner sur le processus (ex: « Pourquoi ce jeton ne se place-t-il pas ? »).
  1. Communication explicite: Formuler des instructions claires et détaillées (ex: donner des exemples précis).
📋 Bonnes pratiques
  1. Nommer clairement chaque contrainte importante (ex: max par case, colonnes interdites, synchronisation).
  1. Rappeler régulièrement les contraintes prioritaires.
  1. Valider par étapes.
  1. Demander des tableaux explicites pour vérifier l'application.
  1. Documenter les ajustements (ex: contrainte temporairement levée).
PETIT BONUS 😎 - REQUÊTE PHOTOS SCOLAIRES
Consignes à la direction utilisatrice :
  1. Lire les requêtes. Vous avez deux choix :
  1. Il y a une requête rédigée par vos conseillers au RÉCIT des gestionnaires scolaires;
  1. Il y a une seconde requête plus bas qui a été reformulée par une IA (Claude). Elle est plus concise et efficace.
  1. Remplacer les passages clés par les informations issues de votre école;
  1. Utiliser des noms fictifs pour préserver l’anonymat des professionnels impliqués;
  1. Copier-coller votre requête modifiée dans l’IAG de votre choix;
  1. N’hésitez pas à « dialoguer » avec l’IA pour lui demander de peaufiner ce qu’elle vous aura généré;
  1. Il est fort probable que des ajustements manuels seront nécessaires à terme.
Rappel important :
  1. Il y a moyen de faire faire cet horaire avec votre IA générative favorite et gratuite;
  1. Toutefois, il se peut que vous rencontriez certaines limites d’utilisation;
  1. N’hésitez pas à alterner l’utilisation de diverses IA pour voir laquelle convient le mieux à vos besoins;
  1. Vérifiez ce qui est généré. L’IA fait régulièrement des erreurs : n’hésitez pas à lui demander d’apporter les correctifs nécessaires;
  1. N’oubliez pas que chaque requête que vous formulez a un impact environnemental.
Vous devez utiliser les IAG au respect des balises fournies par votre CSS, ainsi qu’au regard des grands principes du Guide d’utilisation pédagogique, éthique et légale de l’intelligence artificielle générative élaboré par le MÉQ.

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Horaire photos scolaires - Google Drive